3 заметки с тегом

упрощение

Простая система для продуктивной работы на ПК

Большую часть рабочего времени я провожу перед компьютером или ноутбуком. Написание статей требует устойчивой концентрации, с чем мозг справляется не очень хорошо. Внимание начинает расщепляться, появляются отвлечения и работоспособность снижается ещё сильнее. Как результат — быстрая утомляемость, отсутствие прогресса в делах и уйма потерянного времени.

Другая проблема — это бардак в файлах. Архивы из загрузок, копии документов, черновики статей, таблицы — всё это нужно систематизировать и не терять. А если вы работаете на нескольких устройствах, то проблем становится ещё больше.

Почему так происходит

Люди привыкли работать определенным образом: пихать важные вещи на рабочий стол, создавать новые папки и держать сериал на соседней вкладке браузера. Такие возможности располагают к многозадачности и лишним действиям вроде поиска файлов путем заглядывания в каждую папку.

Ниже я привел свой способ организации работы. Он подойдет людям, чья деятельность тесно связана с компьютером: IT-специалистам, менеджерам, редакторам и т. д.

Исходные данные

Система должна отвечать следующим требованиям:

  1. Минимум отвлечений.
  2. Быстрый запуск приложений.
  3. Простая система поиска и хранения файлов.
  4. Возможность пользоваться файлами на всех устройствах.
  5. Безопасность.

На данный момент я использую три устройства: домашний моноблок, ноутбук и рабочий компьютер. На каждом из них система должна работать одинаково.

Вот что из этого получилось.

Рабочий стол

Мой рабочий стол всегда пуст. Это не позволяет взгляду цепляться за иконки и приучает к порядку: видишь файл — найди ему место.

Рабочий стол украшают ненавязчивые обои. Они радуют глаз и не отвлекают от работы.

Система хранения файлов

На моем компьютере пять основных папок:

  1. Загрузки — скачанные файлы.
  2. В работе — рабочие документы, раскиданные по проектам.
  3. Отложено — документы, над которыми я временно приостановил работу (например, жду согласования).
  4. Информация — заметки, книги и различная сопроводительная информация.
  5. Архив — фотографии и завершенные проекты.

Все папки кроме первой хранятся в Dropbox и синхронизируются между устройствами. Где бы я ни был, у меня всегда есть доступ к файлам.

Раз в месяц я навожу порядок в папках:

  1. Загрузки удаляются или переносятся в папку «Информация».
  2. Отложенные документы пересматриваются. Что-то удаляется или переходит в работу.
  3. Файлы из архива переносятся в облачное хранилище.

Горячие клавиши

Вместо ярлыков я использую горячие клавиши. Это позволяет быстро запустить нужную программу или переключиться между ними.

Для создания горячих клавиш я использую программу HotkeyP. Для Linux и iOS клавиши можно настроить стандартными средствами.

Всего я использую 20 сочетаний. Как правило, это Alt + первая буква в названии программы. Горячими клавишами также вызываются папки на компьютере. Им я назначил сочетания от Alt+1 до Alt+5.

Поиск файлов

Для поиска файлов я использую Everything. Мне достаточно вбить кусок текста, а программа сама находит подходящие файлы и папки.

Для каждого файла я стараюсь указывать ключевые слова, по которым его можно найти. Такой подход можно сравнить с тегами в Evernote.

База знаний

Статьи и заметки я храню в виде обычных текстовых файлов.

Вот несколько преимуществ, которые это дает:

  1. Легкость. Текстовые файлы быстро создавать и запускать.
  2. Универсальность. Для работы не нужны органайзеры вроде Evernote или OneNote. Не нужно беспокоиться о том, что разработчик изменит ценовую политику или испортит приложение новыми фичами.
  3. Мобильность. Так как все файлы лежат на Dropbox, то их можно использовать их где угодно.
  4. Чистота. Текстовый редактор не светит рекламными банерами и не просит оформить премиум-подписку при каждом запуске. В нем нет лишних панелей, сложного форматирования и лишних функций.
  5. Простота. В Evernote есть хитрая система тегов. В OneNote — блокноты и вкладки. Для работы с текстовыми файлами достаточно нескольких папок и умного поисковика.

Из недостатков:

  1. Отсутствует шифрование. Секретную информацию лучше хранить в другом месте.
  2. Нельзя прикрепить медиафайлы. В большинстве случаев текст самодостаточен, но для схем и иллюстраций приходится использовать другие форматы.
  3. Нет клиппера. Для любителей сохранять статьи из интернета это может стать серьезным ограничением.

Для создания и просмотра заметок я использую Sublime Text. Его чистый интерфейс и режим Distraction Free Mode помогают сосредоточиться на работе. Для разметки текста я использую язык Markdown — его можно освоить за пару минут.

Самое сложное при работе с такой базой знаний — приучить себя пользоваться поиском, а не рыскать по папкам.

Безопасность

Раз в месяц я делаю резервную копию своих данных на облачное хранилище. Если файлы на моём компьютере будут заражены вирусом, то я смогу восстановить их. Также планирую купить внешний жесткий диск — недавние события показывают, что заблокировать могут даже сервисы Google.

C чего начать

Если вы хотите внедрить у себя что-то подобное, то начать нужно с наведения порядка:

  1. Неиспользуемые файлы удалите или переместите в архив. Это же касается файлов, которые «может быть когда-нибудь понадобятся».
  2. Медиафайлы также переместите в архив или выгрузите на облачные сервисы вроде Google Play Музыка и Google Фото.
  3. Продумайте простую структуру папок и тегов для вашей базы знаний.
  4. Заведите аккаунт для вашего облачного архива. Например, на Яндекс.Диск или Google Drive. Переместите в него всё лишнее.
  5. Задайте горячие клавиши для часто используемых программ, папок и веб-сервисов.

Узнать больше о расхламлении компьютера вы можете из статьи Анастасии Дербасовой: Цифровой минимализм, или Как навести порядок на жестком диске.

2018   упрощение   эффективность

Избавляясь от сентиментальных вещей

Билеты, собранные во время моего первого приезда к будущей жене. Мелочь, зато сколько воспоминаний.

Некоторые вещи нам особо дороги. Они бесполезны, но напоминают о важных людях и событиях из нашей жизни: открытки, подарки, сувениры, письма, детские рисунки и т. д. И с годами количество таких вещей растет и требует всё больше места.

Выкидывать их жалко. И вот почему:

  • Нам кажется, что вместе в вещью мы лишаемся и части наших воспоминаний.
  • Мы считаем, что выкинув вещь мы проявим неуважение к человеку, который нам её подарил.

На самом деле, это не так. Воспоминания живут не в вещах, а в голове. Кроме того, меня до сих пор никто не спросил: «Ты сохранил ту штуку, которую я подарил тебе пару лет назад?»

Избавляться от сентиментальных вещей тяжело. Помню, как раз в месяц садился разбирать стопку писем и трофеев, но так и не мог ничего выбросить. «О, я помню, как получил эту открытку. Сколько приятных моментов было в тот день! Пока отложу».

Чтобы разорвать этот круг постоянных откладываний, я решил воспользоваться одной хитростью. Если вещь нужна только для того, чтобы смотреть на неё, почему бы её просто не сфотографировать?

Оцифрованный образ предмета сохраняет ценность своего оригинала. Сам предмет теперь можно выбросить или отдать.

Так на моем компьютере появился альбом с памятными вещами, а в комоде освободилась целая полка. Жалею ли о том, что выбросил? Нет, я забыл об этих вещах уже через пару минут.

Я не призываю избавляться от всего. В конце концов, у меня тоже есть несколько памятных вещей, с которыми я не готов расстаться. Решите, что для вас действительно важно, а что просто просто лежит «на память». Избавьтесь от лишнего, ведь чем меньше у вас вещей, тем больше их ценность.

2016   осознанность   упрощение

Как упростить соцсети

Всё дело в отношении. Если вы воспринимаете соцсети как средство от скуки, то они будут вас веселить и помогут убить пару часов времени. Начните воспринимать как инструмент и они станут работать на вас, приносить пользу.

Статистика: Россияне проводят в соцсетях 143 минуты в день («Ромир», 2015).

Расскажу на примере ВКонтакте. Для меня это нечто среднее между WhatsApp, публичным блогом и промо-страницей. Здесь я поддерживаю связь с друзьями, рассказываю о своей жизни и делюсь опытом. Здесь же меня находят потенциальные заказчики. На всё это уходит не более 10 минут в день. Хотите так же? Вот несколько советов.

Отключите ленту новостей

Лента новостей — это самая отвлекающая часть в соцсетях. Открываешь главную страницу и на тебя вываливается куча картинок и случайных репостов от друзей. И сразу хочется почитать, вдруг что-то интересное? На самом деле, в вашей жизни ничего не изменится, если вы не будете в курсе всего этого.

Вот так выглядит моя лента новостей:

Голос скептика:
Если не будет ленты, то я не смогу узнать о том, что творится в жизни моих друзей. Может это не интересно тебе, но это важно для меня.

Ответ:
Лента устроена так, что важные посты теряются среди более популярных записей. Если вам интересен человек, зайдите к нему на страницу.

Чтобы отключить ленту, перейдите в раздел «Новости» и нажмите на значок фильтра. Затем выберите Действия > Скрыть все.

Отпишитесь от лишних сообществ

Большинство сообществ предлагает низкокачественный контент: заумные цитаты, сомнительные факты, смешные картинки и рекламу. Это мусор, которым люди кормят свой мозг.

Оставьте только те сообщества, которые вам действительно нужны, а не просто забавны или интересны. Не воспринимайте информацию как способ убить время — через пару минут вы уже забудете о том, что читали.

Вот сообщества, в которых я состою:

Первые два — это местные клубы по интересам. Для меня они важны, т. к. мы вместе бегаем и ходим в походы. В третьей группе я иногда пишу посты, пиарюсь как специалист.

Голос скептика:
Но ведь есть много полезных пабликов. Science и Nature например. Что теперь, не интересоваться ничем?

Ответ:
Паблики в соцсетях редко заботятся о качестве своего контента. Тот же Science часто подсовывает непроверенную информацию, вроде фотографий черного льва. Если вы действительно интересуетесь чем-то, ищите информацию на проверенных сайтах. Если вам нравится научпоп, рекомендую проект ПостНаука. Никакой рекламы, просто люблю почитать.

Настройте приватность

Чтобы вашу страницу не засоряли праздничными открытками и приглашениями, измените настройки приватности. Для этого перейдите в Настройки > Приватность. Установите следующие параметры:

  • Кто может оставлять записи на моей странице: Только я.
  • Кто может приглашать меня в сообщества: Никто.
  • Кто может приглашать меня в приложения: Никто.

Отключите уведомления

Уведомления в приложениях и SMS мешают сильнее, чем вы думаете. Они вынуждают отвлечься от дела, достать телефон и проверить, о чем же вам написали. В большинстве случаев это сообщения, которые не требуют немедленного ответа.

Голос скептика:
Но ведь могут и о чем-то срочном написать, а я не увижу.

Ответ:
Срочные вопросы обычно решаются по телефону.

Чтобы отписаться от уведомлений, перейдите в Настройки > Оповещения. Установите следующие параметры:

  • Оповещения через SMS: никогда
  • Оповещения по Email: никогда

Побочные эффекты

Возможно, первое время будете чувствовать себя в замешательстве. Без привычной ленты и сообществ в соцсетях просто нечего делать! Это нормально.

Упростив соцсети, вы получите чуть больше свободного времени. Как им распорядиться — решать вам.

Обобщим

  1. Воспринимайте соцсети как инструмент, а не средство от скуки
  2. Отключите ленту новостей
  3. Отпишитесь от лишних сообществ
  4. Настройте приватность
  5. Отключите уведомления
2016   упрощение   эффективность