Простая система для продуктивной работы на ПК

Большую часть рабочего времени я провожу перед компьютером или ноутбуком. Написание статей требует устойчивой концентрации, с чем мозг справляется не очень хорошо. Внимание начинает расщепляться, появляются отвлечения и работоспособность снижается ещё сильнее. Как результат — быстрая утомляемость, отсутствие прогресса в делах и уйма потерянного времени.

Другая проблема — это бардак в файлах. Архивы из загрузок, копии документов, черновики статей, таблицы — всё это нужно систематизировать и не терять. А если вы работаете на нескольких устройствах, то проблем становится ещё больше.

Почему так происходит

Люди привыкли работать определенным образом: пихать важные вещи на рабочий стол, создавать новые папки и держать сериал на соседней вкладке браузера. Такие возможности располагают к многозадачности и лишним действиям вроде поиска файлов путем заглядывания в каждую папку.

Ниже я привел свой способ организации работы. Он подойдет людям, чья деятельность тесно связана с компьютером: IT-специалистам, менеджерам, редакторам и т. д.

Исходные данные

Система должна отвечать следующим требованиям:

  1. Минимум отвлечений.
  2. Быстрый запуск приложений.
  3. Простая система поиска и хранения файлов.
  4. Возможность пользоваться файлами на всех устройствах.
  5. Безопасность.

На данный момент я использую три устройства: домашний моноблок, ноутбук и рабочий компьютер. На каждом из них система должна работать одинаково.

Вот что из этого получилось.

Рабочий стол

Мой рабочий стол всегда пуст. Это не позволяет взгляду цепляться за иконки и приучает к порядку: видишь файл — найди ему место.

Рабочий стол украшают ненавязчивые обои. Они радуют глаз и не отвлекают от работы.

Система хранения файлов

На моем компьютере пять основных папок:

  1. Загрузки — скачанные файлы.
  2. В работе — рабочие документы, раскиданные по проектам.
  3. Отложено — документы, над которыми я временно приостановил работу (например, жду согласования).
  4. Информация — заметки, книги и различная сопроводительная информация.
  5. Архив — фотографии и завершенные проекты.

Все папки кроме первой хранятся в Dropbox и синхронизируются между устройствами. Где бы я ни был, у меня всегда есть доступ к файлам.

Раз в месяц я навожу порядок в папках:

  1. Загрузки удаляются или переносятся в папку «Информация».
  2. Отложенные документы пересматриваются. Что-то удаляется или переходит в работу.
  3. Файлы из архива переносятся в облачное хранилище.

Горячие клавиши

Вместо ярлыков я использую горячие клавиши. Это позволяет быстро запустить нужную программу или переключиться между ними.

Для создания горячих клавиш я использую программу HotkeyP. Для Linux и iOS клавиши можно настроить стандартными средствами.

Всего я использую 20 сочетаний. Как правило, это Alt + первая буква в названии программы. Горячими клавишами также вызываются папки на компьютере. Им я назначил сочетания от Alt+1 до Alt+5.

Поиск файлов

Для поиска файлов я использую Everything. Мне достаточно вбить кусок текста, а программа сама находит подходящие файлы и папки.

Для каждого файла я стараюсь указывать ключевые слова, по которым его можно найти. Такой подход можно сравнить с тегами в Evernote.

База знаний

Статьи и заметки я храню в виде обычных текстовых файлов.

Вот несколько преимуществ, которые это дает:

  1. Легкость. Текстовые файлы быстро создавать и запускать.
  2. Универсальность. Для работы не нужны органайзеры вроде Evernote или OneNote. Не нужно беспокоиться о том, что разработчик изменит ценовую политику или испортит приложение новыми фичами.
  3. Мобильность. Так как все файлы лежат на Dropbox, то их можно использовать их где угодно.
  4. Чистота. Текстовый редактор не светит рекламными банерами и не просит оформить премиум-подписку при каждом запуске. В нем нет лишних панелей, сложного форматирования и лишних функций.
  5. Простота. В Evernote есть хитрая система тегов. В OneNote — блокноты и вкладки. Для работы с текстовыми файлами достаточно нескольких папок и умного поисковика.

Из недостатков:

  1. Отсутствует шифрование. Секретную информацию лучше хранить в другом месте.
  2. Нельзя прикрепить медиафайлы. В большинстве случаев текст самодостаточен, но для схем и иллюстраций приходится использовать другие форматы.
  3. Нет клиппера. Для любителей сохранять статьи из интернета это может стать серьезным ограничением.

Для создания и просмотра заметок я использую Sublime Text. Его чистый интерфейс и режим Distraction Free Mode помогают сосредоточиться на работе. Для разметки текста я использую язык Markdown — его можно освоить за пару минут.

Самое сложное при работе с такой базой знаний — приучить себя пользоваться поиском, а не рыскать по папкам.

Безопасность

Раз в месяц я делаю резервную копию своих данных на облачное хранилище. Если файлы на моём компьютере будут заражены вирусом, то я смогу восстановить их. Также планирую купить внешний жесткий диск — недавние события показывают, что заблокировать могут даже сервисы Google.

C чего начать

Если вы хотите внедрить у себя что-то подобное, то начать нужно с наведения порядка:

  1. Неиспользуемые файлы удалите или переместите в архив. Это же касается файлов, которые «может быть когда-нибудь понадобятся».
  2. Медиафайлы также переместите в архив или выгрузите на облачные сервисы вроде Google Play Музыка и Google Фото.
  3. Продумайте простую структуру папок и тегов для вашей базы знаний.
  4. Заведите аккаунт для вашего облачного архива. Например, на Яндекс.Диск или Google Drive. Переместите в него всё лишнее.
  5. Задайте горячие клавиши для часто используемых программ, папок и веб-сервисов.

Узнать больше о расхламлении компьютера вы можете из статьи Анастасии Дербасовой: Цифровой минимализм, или Как навести порядок на жестком диске.

Поделиться
Отправить
Запинить
Популярное